Las fundaciones de ámbito estatal están obligadas a legalizar sus libros oficiales ante el Registro de Fundaciones, conforme a la normativa vigente. Esta legalización debe realizarse cada ejercicio y es independiente del depósito de cuentas anuales, aunque ambos procedimientos suelen coincidir en fechas.
¿Qué libros deben legalizarse?
Las fundaciones deben legalizar los siguientes libros:
- Libro Diario
- Libro de Actas
- Libro de Planes de Actuación y Cuentas Anuales
Estos documentos deben corresponder al ejercicio económico cerrado y contener la información contable, institucional y de planificación exigida por la normativa.
¿Cuándo se deben legalizar?
El plazo depende del cierre del ejercicio económico:
- Si el ejercicio coincide con el año natural: del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
- Si el ejercicio no coincide con el año natural: dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Es importante no confundir este plazo con el del depósito de cuentas anuales, que es de seis meses tras el cierre del ejercicio.
¿Cómo se realiza la legalización?
Desde el ejercicio 2017, la legalización de libros debe hacerse en formato electrónico, a través de la plataforma telemática del Ministerio de Justicia. No se admiten ya formatos físicos ni en papel.
Este procedimiento fue regulado por la Orden JUS/319/2018, en desarrollo del artículo 43.3 del Real Decreto 1611/2007, que establece las normas del Registro de Fundaciones de competencia estatal.
¿Qué ocurre si no se legalizan en plazo?
La falta de legalización en plazo puede dar lugar a:
- Requerimientos por parte del Registro
- Dificultades para cumplir otras obligaciones formales (por ejemplo, aprobación o depósito de cuentas)
- Problemas en procesos de fiscalización o auditoría
Asesoría experta en gestión documental de fundaciones
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- Preparación y validación de libros oficiales
- Presentación telemática de la legalización
- Coordinación con el depósito de cuentas anuales
- Adaptación al formato exigido por el Registro
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